Navigaatiovalikko

Murupolku

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Nurmeksen kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Nurmeksen kaupungin asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

 

Nurmeksen kaupungin asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

  • Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
  • Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
  • Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Nurmeksen kaupungin päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Dynasty. Dynasty-päätöksentekojärjestelmä toimii kaupungin diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireille tuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. Dynasty-päätöksentekojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

 

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Nurmeksen kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

  • asiakirjan tai asian nimi
  • diaarinumero (asianumero)
  • henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
  • asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
  • käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
  • asian vireillepanija
  • päätöksentekijä
  • valmistelija
  • päivämäärä.

 

Nurmeksen kaupungin tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kaupungin verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa (linkki Nurmeksen kaupungin nettisivuille, avautuu uuteen ikkunaan). Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Alle on kuvattu kaupungin tietovarannot sekä niihin sisältyvät tietojärjestelmät, joissa tehdään hallinnollinen ratkaisu tai päätös kunnan lakisääteisten tehtävien osalta.

  • Alueiden käytön suunnittelu tietovaranto sisältää alueiden käyttöön liittyvät suunnitelmat ja ne suunnitelmien lähtötiedot, jotka eivät sisälly muihin tietovarantoihin. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunkirakennelautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty-päätöksentekojärjestelmä
  • Kiinteistö tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista, sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Tietovaranto sisältää kaupungin maa- ja vesiomaisuuden hallinnan tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunkirakennelautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Kuntanet Nurmes ja Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Kulttuuri ja museot tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoa, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, kirjastolaissa, museolaissa, vapaata sivistystyötä ja taiteen perusopetusta sääntelevässä laissa. Tietovarannosta vastaava viranomainen on hyvinvointilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Dynasty-päätöksentekojärjestelmä, Koha-kirjastojärjestelmä sekä Collecte - museon kokoelmanhallintajärjestelmä.
  • Liikuntapalvelut tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapaikoista ja luontokohteista. Tietovarannosta vastaava viranomainen on hyvinvointilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty-päätöksentekojärjestelmä, Kuntanet Väestö, Lipas, InfoGis ja Julius-tilavarausjärjestelmä.
  • Nuorisotyö tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarannosta vastaava viranomainen on hyvinvointilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Opetus ja koulutus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän opetuksen ja koulutuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on hyvinvointilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät VismaInschool perusopetus (sis. Kurre, Primus, Wilma) ja Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Rakennusvalvonta tietovaranto sisältää rakennusten lupa- ja valvontatiedot sekä rakennuksia koskevat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunkirakennelautakunnan lupajaosto. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Kuntanet Nurmes, Lupapiste ja Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Tiet ja yleiset alueet tietovaranto sisältää infran rakentamiseen, omaisuuden hallintaan ja kunnossapitoon liittyvät tiedot sekä yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunkirakennelautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät IntoParking, Venepaikkojen varaus ja Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Työ- ja elinkeino tietovaranto sisältää julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen sekä kuntouttavan työtoiminnan sekä lomituspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot.  Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista Nurmeksen kaupungin osalta vastaa sopimusperusteisesti Liperin kunta. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Varhaiskasvatus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on hyvinvointilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Daisy, Wilma Primus OPETUS (perusopetus) ja Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.
  • Yleishallinto tietovarantoon sisältyy lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely sekä kunnan edunvalvontaan, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallinnan järjestämiseen, arkistotoimen järjestämiseen, luottamushenkilötoimintaan ja vaaliviranomaisen tehtävään liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää myös henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tiedot. Tietovarannosta vastaavia viranomaisia ovat kaupunginhallitus, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty-päätöksentekojärjestelmä, Populus, Rondo
  • Ympäristönsuojelu tietovaranto sisältää ympäristön tilaan liittyvät tiedot sekä ympäristönsuojeluun liittyvät lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunkirakennelautakunta lupajaosto. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty-päätöksentekojärjestelmä.

 

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Nurmeksen kaupungin verkkosivuilla ja eri asiointi- ja palvelutoiminnoissa toteutetaan kaupungin antamaa tietopalvelua monin eri tavoin. Alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.

Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti. Taksat ja maksut - Nurmes (linkki Nurmeksen kaupungin nettisivuille, avautuu uuteen ikkunaan)

 

Nurmeksen kaupungin asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään tarvittaessa.

Lisätietoja

Kaupungin kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista.

Kirjaamo

kirjaamo@nurmes.fi

puh. 04010 45007

Kirkkokatu 14, 75500 Nurmes

avoinna ma - pe 9.00–15.00

 

Palvelupisteissä annetaan yleisneuvontaa ja opastusta kaupungin palveluista. Palvelupisteessä sinua autetaan löytämään oikean palvelun äärelle.

Asiakaspalvelupisteet - Nurmes