Tieto­suoja ja tiedon­hal­linta

Nurmek­sen kaupun­gin asiare­kis­teri ja päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä

Tiedon­hal­lin­ta­lain 25 §:n mukaan kaupun­gin on ylläpi­det­tävä viran­omai­sen käsit­te­lyssä olevista ja olleista asioista asiare­kis­te­riä, johon rekis­te­röi­dään asiaa, asian­kä­sit­te­lyä ja asiakir­joja koske­vat tiedot. Asiare­kis­te­rillä tarkoi­te­taan päätök­sen­te­ko­jär­jes­tel­mää ja muita asian­hal­lin­taan kuulu­via tieto­jär­jes­tel­miä. Hallin­nol­lis­ten asioi­den asiare­kis­te­riin kirja­taan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liitty­vät toimen­pi­teet sekä asiakir­jat.

• Asialla tarkoi­te­taan viran­omai­sen käsitel­tä­väksi saamaa tai ottamaa kokonai­suutta, jonka tulok­sena viran­omai­sen toimin­ta­pro­ses­sissa (asian­kä­sit­te­ly­pro­ses­sissa) tehdään toimen­pi­teitä, jonka tavan­omai­sena tulok­sena syntyy viran­omai­sen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimer­kiksi hallin­to­pää­tös, määräys, lausunto, ohje tai muu viran­omai­sen kannan­muo­dos­tus.
• Asiakir­jal­li­silla tiedoilla tarkoi­te­taan organi­saa­tion tehtä­vien ja niiden käsit­te­ly­pro­ses­sien yhtey­dessä kerty­vää tietoa, jonka organi­saa­tio on tuotta­nut tai vastaa­not­ta­nut osana tehtä­vi­ään ja jota se säilyt­tää tieto­va­ran­tona sekä todis­teena.
• Asian­kä­sit­te­lyyn liitty­vät toimen­pi­teet ovat aloitus‑, väli- tai loppu­toi­men­pi­teitä asian käsit­te­lyssä. Esimerk­kejä toimen­pi­teen tyypistä ovat valmis­telu, päätök­sen­teko, tiedok­sianto, muutok­sen­haku ja seuranta.

Nurmek­sen kaupun­gin päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä on nimel­tään Dynasty. Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä toimii kaupun­gin diaarina ja sillä halli­taan asioi­den vireille tuloa, asioi­den hallin­taa, valmis­te­lu­työtä, päätök­sen­te­koa, tiedok­sian­toa, muutok­sen­ha­kua, julkai­se­mista, toimie­lin­työs­ken­te­lyä sekä asioin­tia. Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­tel­mässä käsitel­tä­ville asioille ja asiakir­joille annetaan julki­suus­luokka, henki­lö­tie­to­luonne, salas­sa­pi­to­pe­ruste, salas­sa­pi­toaika ja salas­sa­pi­toa­jan lasken­ta­pe­ruste.

Hakupe­rus­teet

Tiedon­hal­lin­ta­lain 25 §:n mukaan kaupun­gin on huoleh­dit­tava siitä, että asiare­kis­te­rin tai sen osan julki­sista merkin­nöistä on mahdol­lista tuottaa tiedot tiedon­saan­tia koske­vien pyyntö­jen yksilöi­mi­seksi.

Nurmek­sen kaupun­gin asiakir­joja tai muita tietoja voidaan hakea asiare­kis­te­ristä tai tieto­jär­jes­tel­mästä mm. seuraa­villa hakupe­rus­teilla:

• asiakir­jan tai asian nimi
• diaari­nu­mero (asianu­mero)
• henki­lön nimi (esim. asiakas tai päätök­sen­te­kijä)
• asian käsit­te­ly­vai­heet ja siinä tehdyt päätök­set
• käsit­te­ly­pro­ses­sin tila (avoinna tai suljettu)
• asian vireil­le­pa­nija
• päätök­sen­te­kijä
• valmis­te­lija
• päivä­määrä.

Nurmek­sen kaupun­gin tieto­va­ran­not

Tieto­va­ran­nolla tarkoi­te­taan viran­omai­sen tehtä­vien hoidossa tai muussa toimin­nassa käytet­tä­viä tietoai­neis­toja sisäl­tä­vää kokonai­suutta, jota käsitel­lään tieto­jär­jes­tel­mien avulla tai manuaa­li­sesti. Tieto­va­ran­toi­hin sisäl­ty­vät henki­lö­re­kis­te­rit on kuvattu kaupun­gin verkko­si­vuilla julkais­ta­vissa tieto­suo­ja­se­los­teissa. Tieto­suo­ja­se­los­teissa kerro­taan henki­lö­re­kis­te­rin käyttö­tar­koi­tus, rekis­te­ristä vastaava viran­hal­tija ja yhteys­tie­dot. Lisäksi tieto­suo­ja­se­los­teissa kuvataan rekis­te­rin sisäl­tä­mät tiedot, tieto­jen käyttö ja tieto­jen ylläpi­toon käytet­tä­vät tieto­jär­jes­tel­mät.

Alle on kuvattu kaupun­gin tieto­va­ran­not sekä niihin sisäl­ty­vät tieto­jär­jes­tel­mät, joissa tehdään hallin­nol­li­nen ratkaisu tai päätös kunnan lakisää­teis­ten tehtä­vien osalta.

• Aluei­den käytön suunnit­telu tieto­va­ranto sisäl­tää aluei­den käyttöön liitty­vät suunni­tel­mat ja ne suunni­tel­mien lähtö­tie­dot, jotka eivät sisälly muihin tieto­va­ran­toi­hin. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on kaupun­ki­ra­ken­ne­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­telmä Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä
• Kiinteistö tieto­va­ranto sisäl­tää kiinteis­tön­muo­dos­tuk­sel­li­set suunni­tel­mat ja toteu­tuk­set maaomai­suu­den käsit­te­lystä, omistus- ja muodos­tu­mis­tie­doista, sekä näiden oikeuk­sista ja velvoit­teista. Tieto­va­ranto sisäl­tää kaupun­gin maa- ja vesio­mai­suu­den hallin­nan tiedot. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on kaupun­ki­ra­ken­ne­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­tel­mät Kunta­net Nurmes ja Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Kulttuuri ja museot tieto­va­ranto sisäl­tää asiakas‑, kokoelma- ja toimin­ta­tie­toa, joita tarvi­taan tehtä­vien toteut­ta­mi­seksi, jotka kunnalle on määri­telty kuntien kulttuu­ri­toi­min­ta­laissa, kirjas­to­laissa, museo­laissa, vapaata sivis­tys­työtä ja taiteen perus­o­pe­tusta säänte­le­vässä laissa. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on hyvin­vointi- ja sivis­tys­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­tel­mät Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä, Koha-kirjas­to­jär­jes­telmä sekä Collecte — museon kokoel­man­hal­lin­ta­jär­jes­telmä.
• Liikun­ta­pal­ve­lut tieto­va­ranto sisäl­tää asiakas- ja toimin­ta­tie­toa, joita tarvi­taan liikun­ta­laissa kunnan tehtä­väksi määri­tel­ty­jen palve­lu­jen järjes­tä­mi­seksi. Lisäksi tieto­va­ranto sisäl­tää tietoa ulkolii­kun­ta­pai­koista ja luonto­koh­teista. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on hyvin­vointi- ja sivis­tys­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­telmä Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä, Kunta­net Väestö, Lipas, InfoGis ja Julius-tilava­raus­jär­jes­telmä.
• Nuori­so­työ tieto­va­ranto sisäl­tää asiakas- ja toimin­ta­tie­toa, joita tarvi­taan nuori­so­laissa kunnan tehtä­väksi määri­tel­ty­jen palve­lu­jen järjes­tä­mi­seksi. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on hyvin­voin­ti­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­telmä Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Opetus- ja koulu­tus tieto­va­ranto sisäl­tää kunnan järjes­tä­män opetuk­sen ja koulu­tuk­sen tarvit­se­mat tiedot. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on hyvin­vointi- ja sivis­tys­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­tel­mät VismaInschool perus­o­pe­tus (sis. Kurre, Primus, Wilma) ja Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Raken­nus­val­vonta tieto­va­ranto sisäl­tää raken­nus­ten lupa- ja valvon­ta­tie­dot sekä raken­nuk­sia koske­vat tiedot. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on kaupun­ki­ra­ken­ne­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­tel­mät Kunta­net Nurmes, Lupapiste ja Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Tiet ja yleiset alueet tieto­va­ranto sisäl­tää infran raken­ta­mi­seen, omaisuu­den hallin­taan ja kunnos­sa­pi­toon liitty­vät tiedot sekä yleis­ten aluei­den lupa- ja valvon­ta­tie­dot. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on kaupun­ki­ra­ken­ne­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­tel­mät IntoPar­king, Venepaik­ko­jen varaus ja Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Työ- ja elinkeino tieto­va­ranto sisäl­tää julkis­ten työvoima- ja yritys­pal­ve­lu­jen sekä kuntout­ta­van työtoi­min­nan sekä lomitus­pal­ve­lu­jen järjes­tä­mi­seen liitty­vät tiedot.  Maaseu­tue­lin­kei­no­vi­ran­omai­sen palve­luista Nurmek­sen kaupun­gin osalta vastaa sopimus­pe­rus­tei­sesti Liperin kunta. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on kaupun­gin­hal­li­tus. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­telmä Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Varhais­kas­va­tus tieto­va­ranto sisäl­tää kunnan järjes­tä­män varhais­kas­va­tuk­sen tarvit­se­mat tiedot. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on hyvin­vointi- ja sivis­tys­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­tel­mät Daisy, Wilma Primus OPETUS (perus­o­pe­tus) ja Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.
• Yleis­hal­linto tieto­va­ran­toon sisäl­tyy lakisää­teis­ten tehtä­vien hoita­mi­seen liittyvä asian­kä­sit­tely sekä kunnan edunval­von­taan, omista­jaoh­jauk­seen, sisäi­seen valvon­taan, riskien­hal­lin­nan järjes­tä­mi­seen, arkis­to­toi­men järjes­tä­mi­seen, luotta­mus­hen­ki­lö­toi­min­taan ja vaali­vi­ran­omai­sen tehtä­vään liitty­vät tiedot. Tieto­va­ranto sisäl­tää myös henki­lös­tö­hal­lin­non ja talous­hal­lin­non tiedot. Tieto­va­ran­nosta vastaa­via viran­omai­sia ovat kaupun­gin­hal­li­tus, tarkas­tus­lau­ta­kunta ja keskus­vaa­li­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­telmä Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä, Populus, Rondo
• Ympäris­tön­suo­jelu tieto­va­ranto sisäl­tää ympäris­tön tilaan liitty­vät tiedot sekä ympäris­tön­suo­je­luun liitty­vät lupa- ja valvon­ta­tie­dot. Tieto­va­ran­nosta vastaava viran­omai­nen on kaupun­ki­ra­ken­ne­lau­ta­kunta. Tieto­va­ran­toon kuuluu tieto­jär­jes­telmä Dynasty-päätök­sen­te­ko­jär­jes­telmä.

Tieto­pal­velu ja tieto­jen luovu­tus

Nurmek­sen kaupun­gin verkko­si­vuilla ja eri asiointi- ja palve­lu­toi­min­noissa toteu­te­taan kaupun­gin antamaa tieto­pal­ve­lua monin eri tavoin. Alle on kerätty luettelo keskei­sistä palve­luista ja linkit niiden omille verkko­si­vuille.

•  Dynasty tieto­pal­velu : Nurmek­sen kaupunki (pohjoiskarjala.net) –sivulla julkais­taan toimie­lin­ten esitys­lis­tat ja pöytä­kir­jat sekä
• Dynasty tieto­pal­velu : Nurmek­sen kaupunki (pohjoiskarjala.net) ‑sivulla julkais­taan nähtä­villä olevat viran­hal­ti­ja­pää­tök­set.
• Nurmes — Miunpal­ve­lut –sivulle on koottu Nurmek­sen kaupun­gin verkko­asioin­ti­pal­ve­luita. Verkko­asioin­ti­mah­dol­li­suuk­sista kerro­taan myös palve­lui­den omilla sivuilla.
• Tieto­suoja-sivulla kerro­taan henki­lö­tie­to­jen käsit­te­lystä ja tieto­suo­jasta, henki­lö­re­kis­te­reistä ja rekis­te­röi­dyn oikeuk­sista.

Asiakir­jo­jen tieto­jen antami­sesta perit­tä­vät maksut määrä­tään kaupun­gin­hal­li­tuk­sen päätök­sen mukai­sesti. Taksat ja maksut — Nurmes (linkki Nurmek­sen kaupun­gin netti­si­vuille, avautuu uuteen ikkunaan)

Nurmek­sen kaupun­gin asiakir­ja­jul­ki­suus­ku­vausta päivi­te­tään tarvit­taessa.